Le SCAN met à disposition son site Internet afin d’offrir à ses usagers un accès à l’information facilité, ergonomique et sécurisé, et pouvoir traiter leurs demandes d’une manière conforme à la législation applicable en matière de protection des données personnelles.
Le site scan-ne.ch est le site internet du Service cantonal des automobiles et de la navigation du Canton de Neuchâtel (SCAN), établissement autonome de droit public dont le siège se situe à Boudevilliers (Suisse), qui en est propriétaire et l’exploite.
L'objectif de ce site est de rendre le client neuchâtelois du SCAN autonome dans sa recherche de renseignements et dans la réalisation de ses prestations administratives.
Le formulaire de contact, le "chat" et les FAQ (base de connaissances) font partie intégrante du site.
Le présent site Internet renseigne les usagers de manière complète sur leurs droits et obligations en matière de circulation routière et de navigation. Il se base sur les législations fédérales, cantonales et sur les pratiques neuchâteloises.
Les demandes et octrois de prestations sont traités par le Guichet unique sécurisé du canton (guichetunique.ch). Les demandes de renseignements et questions diverses des usagers sont traitées sur le site Internet lui-même, par "chat" ou formulaire de contact, et non plus par message électronique, pour répondre aux exigences légales de sécurité des données personnelles.
Les formulaires transmis au SCAN doivent être dûment complétés, lisibles et contenir des informations exactes. Les pièces justificatives requises doivent être jointes à la demande.
En fournissant son numéro de téléphone et son adresse courriel, le requérant accepte que ses données soient utilisées dans le cadre de ses démarches administratives. Le numéro de téléphone permet au SCAN de le contacter si nécessaire. L'adresse courriel peut être utilisée pour lui transmettre des documents et des communications électroniques liés à ses démarches administratives.
La transmission d'un formulaire, papier ou en ligne, implique l'obligation de s'acquitter de l'émolument correspondant à la prestation demandée, conformément au tarif en vigueur.
Quiconque aura obtenu frauduleusement un permis en donnant des renseignements inexacts, en dissimulant des faits importants ou en présentant de faux certificats sera puni d’une peine privative de liberté de trois ans au plus ou d’une peine pécuniaire (art. 97 LCR) et se verra retirer le permis (art. 16 LCR).
Formulaires papier
Les formulaires papier doivent être signés par le requérant. Lorsqu'ils sont numérisés et transmis par voie électronique, une copie d'une pièce d'identité valable doit également être jointe.
Formulaires en ligne
Les formulaires en ligne doivent être complétés et validés selon les indications fournies lors de la démarche. Ils ne sont considérés comme valables que si une copie d'une pièce d'identité valable est transmise avec la demande.
Un émolument est facturé pour la prestation demandée, conformément au tarif fixé par le Conseil d’État (Arrêté concernant les émoluments perçus par le service cantonal des automobiles et de la navigation; RSN 761.43).
Seules les données nécessaires à la mise en œuvre de la mission légale du SCAN sont traitées. Les usagers sont invités à utiliser le formulaire de contact, le Guichet Unique ou la voie postale pour toute demande de prestation. Ils y seront redirigés le cas échéant.
Chatbot
Le "chat" a pour objectif de venir en aide aux usagers de manière immédiate, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Le "chat" est automatisé et guidé par une intelligence artificielle. Il ne traite aucune donnée personnelle et donne des informations publiques. Les usagers peuvent également contacter le SCAN par téléphone durant les heures d'ouverture.
Médias sociaux
Le site du SCAN peut contenir des liens vers des médias sociaux tels que Facebook, Instagram, LinkedIn ou Youtube.
Ces liens sont fournis uniquement à titre informatif et ne reposent pas sur l’utilisation de modules externes (plug-ins). Aucune donnée personnelle n’est transmise aux plateformes de médias sociaux lors de la simple consultation du site du SCAN.
Collecte et exploitation
Seules les données nécessaires sont collectées. Il s’agit principalement de l’adresse courriel, nécessaire pour assurer le suivi des demandes et inviter les usagers à se rendre sur une plateforme sécurisée pour obtenir l’information demandée, ainsi que les noms et prénoms, et données de contact. Le numéro de plaques est requis pour les questions liées aux véhicules, et la date de naissance aux fins d’identifier la personne et d’éviter les homonymies.
Le site utilise un outil statistique conforme aux règles en matière de protection des données intitulé matomo. Les outils de "chat" et de formulaire de contact (Freshchat et Freshdesk), de la société Freshworks sont paramétrés de manière à ne pas remonter l’adresse IP des utilisateurs.
Le site utilise des cookies à deux fins: faciliter la navigation et diriger les demandes clients auprès du service compétent du SCAN. Les cookies peuvent être paramétrés.
Communication
Les données communiquées par les usagers dans le formulaire de contact sont conservées tant qu’elles sont pertinentes pour le traitement de la demande et son suivi. Les données de sauvegarde sont également détruites dans le cadre du processus régulier de suppression.
Les mesures techniques et organisationnelles adéquates sont prises pour garantir la sécurité des données, et un règlement de traitement a été élaboré.
Droits d'accès
Toute personne concernée peut faire valoir son droit d’accès en contactant le responsable de traitement du SCAN.
Le site, les FAQ, le "chat" et leur contenu (textes, titres, photos, cartes, illustrations, graphiques, vidéos, etc.), de même que les logos qui y figurent, sont juridiquement protégés (droits d’auteurs, etc.) et appartiennent au SCAN ou sont utilisés par le SCAN sur des bases contractuelles (par ex. licences).
Le présent site, les FAQ, le "chat" et leur contenu peuvent être utilisés (téléchargés, imprimés, enregistrés, copiés, etc.) pour un usage privé exclusivement. Sauf indication contraire explicite (par ex. « reproduction autorisée avec indication de la source ») toute autre utilisation, reproduction ou diffusion, en tout ou partie, quelle que soit la forme ou le support, est interdite sans l’accord préalable écrit du SCAN.
Le contenu de ce site constitue une offre d’informations sans engagement. Bien que l’exactitude et l’actualité des informations qui y figurent soient régulièrement vérifiées, le SCAN décline, dans les limites de la loi, toute responsabilité pour les conséquences indésirables qui pourraient découler de l’utilisation de ces informations.
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Le droit suisse est applicable. Tout litige sera soumis aux autorités compétentes pour le siège du SCAN, soit Boudevilliers, à l'exclusion de tout autre for.
Le SCAN se réserve le droit d'adapter à tout moment les présentes CG.